Een betrouwbaar digitaal platform voor online crisiscommunicatie

Tijdens crisissituaties voorziet Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB) zo’n 1,2 miljoen Brabanders van communicatie via hun digitale platform. Tijdens een storm, brand of extreme ijzel, wil VRMWB zo goed én snel mogelijk kunnen communiceren richting betrokkenen in de regio. Axendo werd geselecteerd voor de ontwikkeling van een nieuw, betrouwbaar en digitaal toegankelijk platform, bestaande uit een website en applicatie.

Over Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB) maakt de regio Midden- en West-Brabant een stukje veiliger. Om bij te dragen aan de veiligheid van de mensen die wonen, werken en verblijven binnen de Veiligheidsregio, werken 24 gemeenten, de brandweer, GGD GHOR en de politie samen. Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is er als netwerkorganisatie om goed voorbereid te zijn op rampen en incidenten.

Communicatie tijdens crisissituaties en rampen

Tijdens crisissen en incidenten is communicatie cruciaal. Vaak is een crisis onverwachts. Voor betrokken soms spannend of emotioneel, en de impact ervan kan groot zijn. Betrokkenen moeten op de hoogte worden gebracht, gerust worden gesteld en/of actie ondernemen. Staat er in de buurt een fabriek in brand, waardoor schadelijke stoffen vrijkomen? Omwonenden moeten niet alleen op de hoogte worden gebracht, maar worden ook gevraagd de ramen en deuren dicht te houden.

In dit soort situaties deelt VRMWB via hun website actuele informatie met mensen die in de regio Midden- en West-Brabant wonen, werken of verblijven. Ook media en samenwerkingspartners zoals gemeentes, gebruiken de website van VRMWB voor informatievoorziening. Snelle en toegankelijke berichtgeving is essentieel.

Hoge eisen voor online crisiscommunicatie

VRMWB stelt daarom hoge eisen aan de website. Tijdens incidenten is er vaak sprake van piekbelasting: veel mensen die tegelijkertijd op de website op zoek gaan naar informatie. Het platform moet daarop voorbereid zijn, en honderdduizenden bezoekers kunnen ontvangen. Door onder andere nieuwe technieken en aflopende licenties besloot VRMWB dat het tijd was voor een nieuwe website die betrouwbaar, veilig én snel is.

VRMWB is een overheidsinstantie en daarom verplicht om de informatie voor iedereen toegankelijk aan te bieden. Voor het web zijn dit de WCAG richtlijnen. De nieuwe website moet daarom ook digitaal toegankelijk zijn.

Koppeling met webapplicatie

Woordvoerders en piketleden van VRMWB gebruiken ook een webapplicatie: de CIST app. Via deze app kunnen zij onderling chatten en direct berichten op de website plaatsen tijdens een incident of crisis. Bij het activeren van een zogenaamde liveblog en het plaatsen van updates wordt er direct automatisch een tweet geplaatst. Daarnaast kunnen de gebruikers met één druk op de knop banners met meldingen aan- en uitzetten op websites van gemeente en partners in de regio. Ook deze app mocht worden doorontwikkeld en vernieuwd.

Ontwikkeling nieuw digitaal platform

Op basis van het design en de eisen zijn we aan de slag gegaan. Samen met VRMWB werkten we de eisen en wensen uit tot uitgebreide stories. We maakten een planning en deelden de taken in voor de tweewekelijkse sprints. Tijdens de ontwikkeling testten we tussentijds, en bij de oplevering van de eerste templates startte VRMWB met het vullen van de content. Waar zij tegenaan liepen kon hierdoor meteen worden meegenomen in de opvolgende sprints.

We realiseerden:

Een website op basis van het flexibele open source Umbraco CMS.
Een liveblog, bestaande uit een tijdslijn met updates.
De website blijft in minimale vorm beschikbaar, mocht de infrastructuur in extreme gevallen toch uitvallen, met de juiste informatie en communicatiekanalen zoals Twitter.
Waar voorheen de website en app samen draaiden, hebben we er nu voor gezorgd dat ze los van elkaar draaien. De afhankelijkheden zijn eruit gehaald. Mocht de website uitvallen, dan werkt de app nog steeds, en andersom.
De nieuwe website voldoet aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) en is daarmee digitaal toegankelijk.
Axendo heeft de CIST-app doorontwikkeld, verbeterd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Van iOS app voor een tablet, naar een adaptive webapp die op elk device werkt.
We maakten een koppeling met de recruitmentsoftware van VRMWB voor het plaatsen van vacatures.
We maakten een koppeling met Twitter, om automatisch tweets te kunnen plaatsen

En voor de techneuten onder ons de technische oplossingen:

Op verzoek van VRMWB hebben we het ondergebracht in de eigen Azure infrastructuur.
Integratie van Umbraco met Cloudflare als Cloud Delivery Network (CDN), voor het afvangen van piekbezoek en voorkomen van uitval. Cloudflare bewaart een statische kopie van alle content, waardoor de load op Azure tot een minimum beperkt kan worden. Dit scheelt enorm in kosten.
Grote bezoekersaantallen en piekbelasting hebben we gesimuleerd met uitgebreide load test scenario’s. Mét goed gevolg.
Bij uitval van de infrastructuur is er sprake van always online caching.
We maakten een koppeling met de CIST-webapplicatie via Azure AD voor veilige en gecentraliseerde toegang.

Livegang

Begin februari ging de website live. Terwijl de storm Eunice over het land raasde, hield de spiksplinternieuwe website van VRMWB zich goed staande. De eerste echte test werd doorstaan. Suzanne van Gijzel, communicatieadviseur bij VRMWB: “Het traject met Axendo is goed verlopen. Het was een intensieve samenwerking, waarbij Axendo erg betrokken was. Al tijdens de ontwikkeling, bij de oplevering van de eerste templates, mochten we aan de slag met het vullen van de content. Waar we tegenaan liepen kon hierdoor meteen meegenomen worden in de ontwikkeling. Dat was prettig werken. We zijn heel blij met het eindresultaat; een nieuw fris design, digitaal toegankelijk én betrouwbaar.”